Com a disseminação do Coronavírus, algumas recomendações de saúde passam a valer e uma delas é a distanciação de pessoas. Em uma organização, reuniões são frequentes e, para seguir a recomendação, soluções como videoconferência podem ser aplicadas. Continue lendo a matéria para saber como isso é possível.
O mundo corporativo é formado por relacionamento. Reuniões são frequentes e indispensáveis, afinal, elas ajudam no alinhamento de expectativas e resultados entre equipes ou parceiros.
Em um momento de crise de saúde, como a que o mundo todo está passando com o Coronavírus (Covid-19), existem diversas restrições e cuidados necessários, fazendo com que o famoso contato face to face seja restringido.
É nesse momento que a tecnologia entra em jogo. Ferramentas de videoconferência e transmissões ao vivo permitem que a interação seja mantida, sem ultrapassar os riscos de saúde.
As tecnologias que envolvem videoconferência permitem que pessoas de diferentes localidades consigam se reunir, ver e conversar uns com os outros em tempo real, mesmo sem estarem unidos presencialmente.
Existem diversos formatos. Porém, o mais importante para definir qual atende as suas necessidades é compreender o principal objetivo da conversa.
O que é videoconferência?
Videoconferência é um nome bastante sugestivo para essa definição. A tecnologia consiste em uma conferência feita através de vídeo. Ou seja, o termo representa a conexão entre duas ou mais pessoas por meios de câmeras, que conseguem se ver e conversar instantaneamente.
Quando duas câmeras estão conectadas, a videoconferência é classificada como ponto a ponto. Se a união for de três ou mais câmeras, o sistema é conhecido como multiponto. Neste último caso, é comum a necessidade de um software chamado MCU (Unidade de Controle Multiponto), que atua como interface de rede para conectar câmeras.
Já quando o assunto é o funcionamento existem duas maneiras de apresentação dos participantes. O primeiro modo é conhecido como VAS (switch ativado por voz), que deixa a janela de quem está falando destacada. Já na forma de presença contínua, as janelas de todas as câmeras são exibidas simultaneamente.
Como a videoconferência ajuda em tempos de crise?
A videoconferência é utilizada com frequência por empresas para realizar reuniões entre escritórios, equipes, parceiros e clientes que não estão no mesmo endereço e que desejam ampliar a produtividade, reduzindo o tempo de deslocamento.
Nos momentos de crise de saúde, como o Coronavírus, a tecnologia da videoconferência é responsável por garantir que, mesmo sem o contato físico, os processos da organização aconteçam da melhor forma.
O mais importante é garantir que a saúde e o bem-estar de todos sejam mantidos. Oferecer qualidade de vida aos colaboradores, parceiros e clientes é a prioridade nesse momento e seguir as orientações básicas, como evitar aglomerações e contato físico, tornam-se possíveis com a ajuda da videoconferência.
Como fazer uma boa videoconferência
Para fazer com que a videoconferência tenha uma dinâmica parecida com as reuniões presenciais é preciso ter alguns cuidados.
1 – Planejar com antecedência
Defina a pauta da conversa e separe o contato de todos os participantes para evitar que alguém seja esquecido e garantir que tudo será tratado durante a videoconferência.
2 – Testar equipamentos
Antes de iniciar a videoconferência, teste todos os equipamentos que você usará e solicite para que todos os participantes façam o mesmo. Essa medida evita atrasos e garante tempo hábil para correção de possíveis falhas.
3 – Separar arquivos que serão usados
Caso arquivos sejam enviados durante a videoconferência, separe-os com antecedência, evitando que tempo seja perdido para procurá-los durante a reunião.
4 – Escolher o ambiente
Assim como em uma reunião presencial, o ambiente escolhido deve ser pensado cuidadosamente. No caso de videoconferência é preciso optar por um espaço com boa iluminação e sem ruídos externos, evitando interferências na conversa.
5 – Comportamento
É importante destacar que, mesmo em uma videoconferência, deve-se tomar cuidado com o comportamento. Evitar o uso de celular e conversas paralelas, por exemplo, é fundamental. A roupa escolhida deve estar de acordo com a ocasião. Uma alternativa muito utilizada é manter o microfone no mudo enquanto não estiver falando.
Ferramentas para uma videoconferência profissional
Para realizar uma videoconferência profissional, com alta qualidade de vídeo e áudio, é fundamental buscar por empresas com expertise na área.
A RCE Digital atua a mais de 20 anos no mercado de tecnologia e inovação, oferecendo soluções completas de vídeo para organizações, incluindo videoconferência.
Para entregar qualidade neste momento de crise, garantimos a instalação de softwares em dispositivos móveis para webconferências, criando a possibilidade de integrar vários dispositivos.
Nossa principal intenção é ajudar as empresas a garantir a saúde e qualidade de vida dos seus funcionários, clientes e parceiros, sem perder momentos decisivos para a organização, como a definição de estratégias, por exemplo.
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