Pinta uma oportunidade de fazer um evento para sua empresa e você tem pouco tempo para decidir e alinhar todos os detalhes. E o que você faz, mesmo quando está sem tempo? Contrata tudo de última hora e depois torce para nada sair errado? Claro que não!
Por mais que muitas vezes a rotina seja corrida, pensar em algumas ações básicas pré-evento podem te ajudar a evitar aquele climão!
Sabe o que não pode faltar? A gente te conta!
Monte sua lista, faça o checklist e avise os convidados a tempo
Faça uma lista de tudo o que precisa ser feito de acordo com o tipo de evento. Liste as pessoas que irá convidar, definindo de que forma será esse convite, se será pelas redes, por convite personalizado, e-mail marketing ou diretamente.
Se for fazer um evento com transmissão ao vivo, não esqueça também de avisar com relativa antecedência. Afinal, ninguém quer uma transmissão com poucos espectadores, não é mesmo?
Ações de marketing bem planejadas podem ajudar a estabelecer cadência adequada nesses invites. Assim, você consegue garantir que, no dia do evento, tenha um público em quantidade legal assistindo. Desse modo, o evento repercute muito melhor! E você também compartilha sua experiência e conhecimento com mais pessoas que queira atingir, fazendo tudo valer mais a pena.
Elabore também um cronograma para seu evento e disponibilize para os convidados, para que eles possam se programar, ter uma boa ideia de tudo o que vai acontecer e já ficar ligado para acompanhar os principais passos e não perder nada importante. Além de ajudar a despertar o interesse, essa medida pode tornar o seu evento muito mais organizado.
Prepare a ambientação e pense no conforto das pessoas
Vai ter decoração? Iluminação diferente? Painéis? Retroprojetores? Fique atento ao que precisa, pois isso não é só uma questão de decoração, mas também algo que influencia no conforto dos convidados, na qualidade da gravação do seu evento (se for transformar em filme) ou ainda mais na transmissão ao vivo, em que você não terá opção de editar e melhorar as imagens.
Preste atenção se o local ele é coberto ou não. Caso o evento ocorra ao ar livre, você vai precisar pensar se não vale a pena alugar “toldos” ou “tendas” que sejam facilmente removíveis e auxiliem na proteção em caso de mudança no clima.
Descubra quais são as melhores soluções para o seu evento
Eventos têm objetivos diferentes e dependendo do motivo que ele tem para acontecer e o público que quer atingir você pode escolher canais e ferramentas que facilitem seu trabalho no dia.
Ferramentas que vão desde a produção de vídeos para divulgação, cobertura, transmissão ao vivo e relacionamento via app, até a apresentação de resultados aos patrocinadores, podem fazer a diferença em seu evento.
Confie em uma equipe de profissionais e se prepare para imprevistos
Não vá para o seu evento “com a cara e a coragem”. Como já citamos, planejar é essencial. Mas calma, essa etapa é ponto de partida. Ou melhor, pré-requisito.
Não significa que você esteja livre de imprevistos e é preciso agir naturalmente.
Não se esqueça de que planejar é justamente tentar se antecipar inclusive para eventuais situações que você tenha que saber como lidar, contornar.
Não vá com equipamentos contados
Se você optar por contratar uma equipe de profissionais, terá maior preparo para lidar com possíveis situações adversas. Por exemplo: não conte só com uma câmera, só um um equipamento, só com um microfone. Problemas podem acontecer com eles quando menos se espera. Contratando uma empresa especializada você garante cobertura para essas situações que podem ser mais críticas.
O mesmo vale para cartões de memória ou HDs externos, para armazenamento, especialmente se seu evento estiver sendo filmado e for longo demais.
E então, gostou das dicas? Aplicando tudo isso e estando atento à qualidade dos produtos e serviços que você envolve no seu evento não tem como desagradar os convidados! Vai dar match! Continue acompanhando nosso blog para saber mais!
