Não é segredo para ninguém que organizar eventos corporativos, ativações no PDV ou mesmo festas de confraternização, é uma das tarefas mais complicadas que existem. São muitos os detalhes que o organizador deve se preocupar para que o grande dia seja um sucesso e não um fiasco que prejudique a imagem da organização. Parece coisa de outro mundo? Para facilitar a vida de quem organiza eventos empresariais, separamos um check-list para você não deixar escapar nenhum detalhe. Confira!
O primeiro detalhe que deve saber é que um bom check-list para eventos corporativos funciona como uma ferramenta que ajuda na organização de eventos de pequeno, médio e grande porte. Em outras palavras, pode ser uma festa de final de ano da empresa ou um grande acontecimento para divulgar produtos ao mercado. O check-list tem seu valor e facilita e muito a rotina antes, durante e após o evento.
Você pode começar com uma planilha com dados simples, mas que devem ser preenchidos em um primeiro momento. Nome do evento, data e horário, local, público esperado, responsáveis, canal de venda de ingressos e atividades programadas são alguns dos itens principais que não podem ficar de fora.
Tenha também, dentro do mesmo check-list do evento, um espaço destinado aos fornecedores. Neste campo, descreva os nomes dos responsáveis de tais empresas e exatamente o que você contratou. Por exemplo, se tem um fornecedor de mesas e cadeiras, indique no check-list quando será a entrega, qual o valor acertado, quantos itens serão disponibilizados, como será o recolhimento e de quem é a responsabilidade pela conservação e eventuais danos.
Pós-evento: o check-list te ajuda a não sair no prejuízo
Se o check-list ajuda antes e durante o evento, após a realização do mesmo, se mostra um documento ainda mais importante. Com uma planilha bem organizada contendo o que o foi reservado, alugado ou adquirido para o grande dia, fica muito mais fácil cruzar as informações para conferir o que deve retornar aos fornecedores ou o que é da empresa. Quantas cadeiras vieram? É o mesmo número que ainda resta no final do evento? Há multa se um item for danificado?
Analisando item por item, através do seu check-list, você tem uma melhor condição para evitar prejuízos. Para tal, é importante que a vistoria final seja criteriosa e que tudo seja anotado, documentado. Não deixe para depois e revise mais de uma vez se for necessário. Cada detalhe conta na hora de fazer o check-list, combinado?
A Rodobens Comunicação Empresarial
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