Videoconferência: a tecnologia ajuda em tempos de crise

videoconferência

Com a disseminação do Coronavírus, algumas recomendações de saúde passam a valer e uma delas é a distanciação de pessoas. Em uma organização, reuniões são frequentes e, para seguir a recomendação, soluções como videoconferência podem ser aplicadas. Continue lendo a matéria para saber como isso é possível.

 

O mundo corporativo é formado por relacionamento. Reuniões são frequentes e indispensáveis, afinal, elas ajudam no alinhamento de expectativas e resultados entre equipes ou parceiros.

Em um momento de crise de saúde, como a que o mundo todo está passando com o Coronavírus (Covid-19), existem diversas restrições e cuidados necessários, fazendo com que o famoso contato face to face seja restringido.

É nesse momento que a tecnologia entra em jogo. Ferramentas de videoconferência e transmissões ao vivo permitem que a interação seja mantida, sem ultrapassar os riscos de saúde. 

As tecnologias que envolvem videoconferência permitem que pessoas de diferentes localidades consigam se reunir, ver e conversar uns com os outros em tempo real, mesmo sem estarem unidos presencialmente.

Existem diversos formatos. Porém, o mais importante para definir qual atende as suas necessidades é compreender o principal objetivo da conversa.

 

O que é videoconferência?

Videoconferência é um nome bastante sugestivo para essa definição. A tecnologia consiste em uma conferência feita através de vídeo. Ou seja, o termo representa a conexão entre duas ou mais pessoas por meios de câmeras, que conseguem se ver e conversar instantaneamente.

Quando duas câmeras estão conectadas, a videoconferência é classificada como ponto a ponto. Se a união for de três ou mais câmeras, o sistema é conhecido como multiponto. Neste último caso, é comum a necessidade de um software chamado MCU (Unidade de Controle Multiponto), que atua como interface de rede para conectar câmeras.

Já quando o assunto é o funcionamento existem duas maneiras de apresentação dos participantes. O primeiro modo é conhecido como VAS (switch ativado por voz), que deixa a janela de quem está falando destacada. Já na forma de presença contínua, as janelas de todas as câmeras são exibidas simultaneamente.

 

Como a videoconferência ajuda em tempos de crise?

A videoconferência é utilizada com frequência por empresas para realizar reuniões entre escritórios, equipes, parceiros e clientes que não estão no mesmo endereço e que desejam ampliar a produtividade, reduzindo o tempo de deslocamento. 

Nos momentos de crise de saúde, como o Coronavírus, a tecnologia da videoconferência é responsável por garantir que, mesmo sem o contato físico, os processos da organização aconteçam da melhor forma. 

O mais importante é garantir que a saúde e o bem-estar de todos sejam mantidos. Oferecer qualidade de vida aos colaboradores, parceiros e clientes é a prioridade nesse momento e seguir as orientações básicas, como evitar aglomerações e contato físico, tornam-se possíveis com a ajuda da videoconferência.

 

Como fazer uma boa videoconferência

Para fazer com que a videoconferência tenha uma dinâmica parecida com as reuniões presenciais é preciso ter alguns cuidados.

1 – Planejar com antecedência

Defina a pauta da conversa e separe o contato de todos os participantes para evitar que alguém seja esquecido e garantir que tudo será tratado durante a videoconferência.

 

2 – Testar equipamentos

Antes de iniciar a videoconferência, teste todos os equipamentos que você usará e solicite para que todos os participantes façam o mesmo. Essa medida evita atrasos e garante tempo hábil para correção de possíveis falhas.

 

3 – Separar arquivos que serão usados

Caso arquivos sejam enviados durante a videoconferência, separe-os com antecedência, evitando que tempo seja perdido para procurá-los durante a reunião.

 

4 – Escolher o ambiente

Assim como em uma reunião presencial, o ambiente escolhido deve ser pensado cuidadosamente. No caso de videoconferência é preciso optar por um espaço com boa iluminação e sem ruídos externos, evitando interferências na conversa.

 

5 – Comportamento

É importante destacar que, mesmo em uma videoconferência, deve-se tomar cuidado com o comportamento. Evitar o uso de celular e conversas paralelas, por exemplo, é fundamental. A roupa escolhida deve estar de acordo com a ocasião. Uma alternativa muito utilizada é manter o microfone no mudo enquanto não estiver falando.

 

Ferramentas para uma videoconferência profissional

Para realizar uma videoconferência profissional, com alta qualidade de vídeo e áudio, é fundamental buscar por empresas com expertise na área.

A RCE Digital atua a mais de 20 anos no mercado de tecnologia e inovação, oferecendo soluções completas de vídeo para organizações, incluindo videoconferência.

Para entregar qualidade neste momento de crise, garantimos a instalação de softwares em dispositivos móveis para webconferências, criando a possibilidade de integrar vários dispositivos.

Nossa principal intenção é ajudar as empresas a garantir a saúde e qualidade de vida dos seus funcionários, clientes e parceiros, sem perder momentos decisivos para a organização, como a definição de estratégias, por exemplo.

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Em nosso blog você encontra outras dicas de como nossos serviços podem ajudar a sua empresa.